¿FECHA CIERTA?
En los datos abiertos publicados en el portal del SAT, www.sat.gob.mx, sobre los juicios que el Servicio de Administración Tributaria ha trabajado en contra de los contribuyentes durante el primer trimestre del año 2023 este ha obtenido sentencia a su favor en un total de 3,304 juicios, lo que representa un 71% sobre todos los casos presentados en la corte; incremento sustancioso si se compara contra el primer trimestre que representó el 56.9% del año 2019, y el pronóstico para el resto del año 2023 es que este porcentaje aumentará o al menos se mantendrá.
Uno de los argumentos que ha estado usando la autoridad para lograr esto es una jurisprudencia que fue publicada en el año 2019. La tesis de jurisprudencia 2a./J. 161/2019 “DOCUMENTOS PRIVADOS. DEBEN CUMPLIR CON EL REQUISITO DE “FECHA CIERTA” TRATÁNDOSE DEL EJERCICIO DE LAS FACULTADES DE COMPROBACIÓN, PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES DEL CONTRIBUYENTE”.
Si bien en esta misma jurisprudencia se establece que esta condición de “Fecha Cierta”, no existe en la legislación nacional. Lo cierto es que la segunda sala llega a las siguientes conclusiones respecto a los documentos impresos (contratos, acuerdos, recibos, etc.), la “Fecha Cierta”, se logra cuando la documentación:
- Se inscriban en el Registro Público de la Propiedad,
- Se registre a partir de la fecha en que se presenten ante un fedatario público o
- Se registra a partir de la muerte de cualquiera de los firmantes.
Las condiciones que se establecen para que la fecha cierta se cumpla pueden resultar algo costosas, ya que el uso de un fedatario público representa un gasto adicional a los ya generados por la operación misma y, desde luego, puede resultar algo incómodo en caso de que las operaciones sean abundantes para los firmantes.
Todas estas reglas pueden aportar en forma eficiente el valor probatorio de la “Fecha Cierta”, sin embargo, existe una alternativa mucho más eficaz, eficiente y económica, que nace desde hace más de dos décadas.
En el año 2002 se publicó en México el “Decreto de Comercio Electrónico”, el cual modifica el Código de Comercio y el Código de Procedimientos Civiles que establecen las bases para tener una alternativa de como contar con documentación que puedan verificar en sí mismos una “Fecha Cierta” y que sea una prueba contundente en caso de que se presente un juicio, esto tomando en consideración una Norma Oficial Mexicana que ofrece la certidumbre total.
Veamos.
El Código de Comercio en su artículo 49 nos da una alternativa:
Artículo 49. Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.
Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta. La Secretaría de Economía emitirá la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos.
Un mensaje de datos es cualquier información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, eso incluye a los documento digitalizados o escaneados, pero con la condición de que estos últimos sean íntegros e inalterados, para este caso se debe aplicar una norma oficial mexicana emitida por la Secretaría de Economía.
La norma a la que hace referencia el artículo 49 del Código de Comercio es la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos (cancela la NOM-151-SCFI-2002), y esta norma que originalmente nació en el año de 2002 (04/06/2002) se modificó y cambió por una más robusta que se publicó en el Diario Oficial de la Federación en el año 2017 (30/03/2017).
Esta norma surgió como una medida para regularizar el proceso de digitalización de documentos impresos de las empresas mexicanas, así como de la contabilidad y de sus actividades tanto mercantiles como civiles. Su objetivo es conservar estos documentos escaneados con garantía plena y una mayor fiabilidad.
En cada aplicación de esta norma se entrega un certificado del proceso en el cual aparece, el día, la hora, el minuto y hasta el segundo en que fue certificado el documento escaneado. Este proceso utiliza métodos criptográficos que evitan que pueda ser modificado y permite ser consultado como el original mismo en cualquier momento.
Fig. 1
Este proceso quien lo debe aplicar es un Prestador de Servicios de Certificación y es importante mencionar que a estos no los certifica el SAT sino una entidad de mayor jerarquía, la misma Secretaría de Economía, la lista completa de estos prestadores la vamos a encontrar en la página de internet http://www.firmadigital.gob.mx/:
Fig. 2
Cualquiera de estos prestadores le puede ofrecer el servicio de certificación de documento digitalizados los cuales usted puede escanear en su empresa y posteriormente solicitar la certificación de este documento:
Fig. 4
El prestador de servicios de certificación, al aplicar la NOM-151-SCFI-2016, le entrega un certificado del documento validado:
En este certificado podemos localizar la hora en la que este documento fue certificado, mecanismo por medio del cual la problemática de “Fecha Cierta”, se resuelve.
Y la pregunta que tal vez se formule es: ¿esta constancia, junto con el documento escaneado, puede ser una prueba para demostrar esta “Fecha Cierta”?
Para contestar esta pregunta el articulo 210-A nos ilustra
Artículo 210-A. Se reconoce como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología.
Para valorar la fuerza probatoria de la información a que se refiere el párrafo anterior, se estimará primordialmente la fiabilidad del método en que haya sido generada, comunicada, recibida o archivada y, en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y ser accesible para su ulterior consulta.
Cuando la ley requiera que un documento sea conservado y presentado en su forma original, ese requisito quedará satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se ha mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y ésta pueda ser accesible para su ulterior consulta.
Si pudiéramos resumir todo el proceso sería el siguiente:
- Se escanea el documento a certificar (este procedimiento convierte el documento impreso en un archivo digital).
- Se ingresa al portal del Prestador de Servicios de Certificación el documento digital a certificar.
- El Prestador de Servicios de Certificación certifica el documento digital y entrega una Constancia de Certificación en donde aparece la fecha y hora de certificación, con lo cual se resuelve la problemática de la “Fecha Cierta”.
Pero tal vez la pregunta más importante es cuál es el tiempo de respuesta y el costo:
La tecnología es importante, pero lo único que realmente importa es lo que hacemos con ella.
Muhammad Yunus
