Requisitos, requisitos y más requisitos fiscales en la nómina

Las deducciones autorizadas para efectos del Impuesto sobre la Renta son muy necesarias para pagar contribuciones en una forma justa tomando en consideración las ganancias reales que hayan obtenido, sin embargo, estas deducciones o gastos que los empresarios pueden utilizar están plagadas de requisitos que se deben cumplir ya que de lo contrario no se podrían utilizar y por tanto el impuesto a pagar sería injustamente mayor, ya que el gasto sí se efectuó, pero no cumplió con requisitos.

El gasto referente a la nómina es uno de los más representativos para las empresas, y desde luego necesario para el correcto funcionamiento, sin embargo, al ser una de las deducciones con mayor impacto, es quizá la que tiene una gran cantidad de requisitos, entre muchos el utilizar un Comprobante Fiscal Digital por Internet mejor conocido como CFDI.

El CFDI ha evolucionado constantemente hasta llegar a la versión 4.0 la cual ya entró en vigor para ciertos aspectos desde el 1 de enero de 2023, y para el caso de la nómina se volverá obligatorio a partir del 1 de abril de 2023, mientras tanto en los tres primeros meses de 2023, la versión anterior (3.3) y la 4.0 podrían ser utilizadas en forma indistinta.

La reciente versión puede representar todo un reto, y no es referente a la generación de los archivos electrónicos ya que todos los programadores de los diferentes sistemas de nómina los actualizaron y ya están en posibilidad de generar los comprobantes en la nueva versión, la problemática reside en la información que debe contener el recibo de nómina electrónico la cual que debe coincidir con la información que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene en sus bases de datos.

Los campos nuevos que podrían causar problema son el nombre del trabajador y el código postal del domicilio que registró el trabajador en el momento de la inscripción. El problema empieza con el nombre, ya que existen muchas variantes que incluso pueden involucrar el nombre o los apellidos los cuales pueden estar mal escritos en el acta de nacimiento o mal registrados ante el Registro Federal de Contribuyentes. Un ejemplo sería el nombre de Elena o Helena, Sirilo o Cirilo, Cindi, Sindi, Cindy o Sindy, y así podríamos seguirnos con diversos nombres o apellidos. ¿Con cuál de ellos se registró ante el SAT?

Respecto al código postal, existen varias formas en las que se pudo haber inscrito al trabajador, ya que por ejemplo si se inscribió en forma personal seguramente lo hizo con un comprobante de domicilio personal. Si es que el trabajador sigue viviendo en el domicilio original, bastaría con obtener ese dato de un comprobante actual, pero si el trabajador ha estado cambiando de domicilio, por diversas razones, ¿Cuál es el original?, esa es la pregunta a contestar. Y es casi seguro que en muchos casos no haya una respuesta favorable. 

Por otro lado, en caso de que la inscripción haya sido por parte del patrón, lo más probable es que el código postal del que se haya dado registro es el de patrón. Si el trabajador ha tenido diversos empleos, la pregunta sería qué patrón fue quien lo registró y cuál era el domicilio de este patrón. Si tanto en el nombre como en el código postal la información no coincide con lo registrado en la base de datos del SAT, no se podrá elaborar el recibo electrónico de nómina y  por tanto no se podrá deducir el monto de la nómina pagada al trabajador. Más y más requisitos.

De manera unilateral, se obligó a muchos trabajadores a acudir a las oficinas del SAT para obtener una constancia de situación fiscal (Fig. 1), con el fin de que se pudiera tener certeza de que la información coincidiera y así evitar problemas en el timbrado, incluso algunos patrones obligándoles so pena, en forma ilegal de no pagar sus salarios. El problema es que las citas en el SAT tienen hasta la fecha grandes problemáticas para ser asignadas, y en muchos casos estas son asignadas con mucho retraso (meses incluso), o a grandes distancias del lugar del trabajador.

Fig. 1

Otra solución poco eficiente, fue dar acceso por internet a través de la herramienta SAT-ID (Fig. 2), la cual también provocó complicaciones no por parte de la herramienta, sino por la falta de capacitación del usuario-trabajador.

Fig. 2

Muchos esfuerzos, pocos resultados.

Finalmente, como si se tratara de un mal chiste, el 28 de Diciembre (día de los santos inocentes), se publica en el Diario Oficial de la Federación el anexo 1-A de la Resolución Miscelánea Fiscal y en ella un nuevo trámite: la solicitud para obtener los datos de inscripción al RFC de tus trabajadores. (Fig. 3)

Fig. 3

Esta solicitud se realizará a través del portal del SAT realizando el siguiente proceso:

1. Ingresa a sat.gob.mx, menú superior derecho Contacto, sección Asistencia por Internet opción Portal personal Mi portal.
2. Registra RFC, Contraseña e Inicia sesión.
3. Selecciona Servicios por Internet / Servicio o Solicitudes / Solicitud.
4. Completa el formulario de la solicitud; selecciona el trámite SOLICITUD DATOS TRABAJADORES; adjunta el listado con el total de los RFC a validar en archivo de texto plano (.txt) comprimido en .ZIP y da clic en Enviar.
5. El sistema te proporcionará el Acuse de recepción con el folio con el que podrás consultar la respuesta 10 días hábiles posteriores a la presentación del trámite.
6. Para consultar la respuesta debes ingresar en Portal personal Mi portal, inicia sesión, captura el Número de folio de tu solicitud en la opción de Consulta y da clic en Buscar.
7. Selecciona el Folio y revisa las Notas y anexos, da clic en el ícono del “clip” y descarga el archivo con los datos del RFC.

El contribuyente (patrón) solicitante debe cumplir las siguientes condiciones para realizar esta solicitud:

• Contar con contraseña.
• No estar publicado en las listas a que se refiere el artículo 69 del CFF, con excepción de la fracción VI relativo a los créditos condonados.
• No estar publicado en las listas a que se refieren el segundo y cuarto párrafos del artículo 69-B del CFF.
• Haber emitido CFDI por los conceptos a que se refiere el Título IV, Capítulo I de la Ley del ISR, al menos una vez en los últimos 12 meses a los trabajadores cuya información se solicita.
• Haber presentado tu declaración anual del ejercicio fiscal inmediato anterior.

El SAT publicó un tríptico con este procedimiento (Fig. 4) el cual explica todo el proceso de forma sencilla.

Fig. 4

Después de un año completo de sinsabores la solución aparece en una ficha que nos describe en forma simple cómo se puede obtener toda la información de los trabajadores y obtener los datos para generar correctamente sus recibos electrónicos de nómina y entonces poder deducirlos.

Eso ayuda mucho a los patrones para poder cumplir con todos los requisitos en tiempo y forma.

Es evidente que todos los fines no son fines perfectos. Pero el bien supremo constituye, de alguna manera, un fin perfecto.