Diana María González.

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La implementación exitosa de un sistema que resuelva las necesidades de formación de mi organización depende en gran medida de la capacidad que tiene la misma para detectar las necesidades presentes y futuras y, una vez definidas, ajustar los recursos con los que se cuenta y aquellos que se pueden programar en un escenario venidero. La inversión que se requiere de tiempo, dinero y recursos en general representa un período crítico y a partir del cual se modifican las estructuras de aprendizaje que se han creado. Es imprescindible que todos los esfuerzos valgan la pena.

El primer paso que recomendamos, tanto a grandes empresas que tal vez contemplan realizar un upgrade de su plataforma actual y cuentan con altos presupuestos como a pequeñas organizaciones que hacen su incursión al aprendizaje mediado por tecnología, es definir un mapa que sirva de guía, es decir, definir los pasos que se recorrerán para llegar al objetivo deseado. Elegir una plataforma LMS o una herramienta que satisfaga las necesidades de formación no es tarea sencilla, todas las decisiones son importantes y lo principal es tener claras las necesidades y priorizarlas. No todas las funcionalidades que se ofrecen son “deseables”, pero sí hay algunas que serán requisitos mínimos indispensables.

El primer paso es nombrar un líder. Así como cada proyecto tiene un responsable, la implementación de una nueva estrategia de formación no es distinta, por ello te sugerimos nombrar el líder del proyecto, alguien que identifique claramente las necesidades y posibilidades de incorporar tecnología en este proceso. Además, deberá formar un equipo de trabajo, negociar con otros departamentos involucrados como finanzas, compras, TI y los directivos de alto nivel de la empresa.

El segundo paso es identificar los perfiles de los usuarios. Esto lleva en conjunto experiencias pasadas, soluciones brindadas anteriormente, ideal en cuanto a funcionalidades y desarrollo de diseño instruccional respecto a los cursos. En este paso las entrevistas con usuarios de todos los perfiles y administradores de la plataforma son un excelente punto de partida, te sugerimos grabarlas y escucharlas cuantas veces sea necesario. De esta forma te darás cuenta de los posibles problemas para no repetirlos, de las habilidades, aptitudes y experiencia de los administradores y del nivel de soporte que se requerirá más adelante.

Una vez que comprendas las necesidades, y sobre todo que no son las mismas para todos los usuarios, podrás diseñar la configuración. Es el inicio de las cotizaciones y negociaciones que nos ayudan a tomar decisiones que no siempre serán sencillas; algunas veces representan sacrificar unas funcionalidades por otras, otras veces podemos solamente aplazar la instalación de algunos módulos. Esto es una excelente idea: revisa siempre qué se puede instalar posteriormente.

Plantea distintos escenarios. Si necesitas decidir entre opciones complicadas te sugerimos que tengas el mejor y el peor de los escenarios; toma en cuenta perfiles distintos, como el administrador o responsable de la plataforma, los capacitadores, supervisores, gerentes, o quiénes serán los clientes o actores principales, así como las acciones que cada uno espera la plataforma realice.

Una vez que tienes claras las prioridades de cada uno, asegura que en promedio el 80% de las necesidades de cada “cliente” estén satisfechas y el 20% restante pueda cubrirse o qué soluciones o alternativas podrías ofrecer. Hay proyectos en que los clientes no cuentan con la experiencia para identificar necesidades a futuro, es ahí en donde tu asesoría es un apoyo valioso y esperado.

Crea tu lista de requisitos, también llamada RFP (Request For Proposal). No se trata de tener una larga lista que brinde poco contexto, sino de una propuesta con alto contenido contextual que facilite la toma de decisiones; es preferible describir la experiencia que deseas encontrar una vez implementado el proyecto. No en todos los casos se requiere una plataforma LMS, habrá otras herramientas como bibliotecas virtuales, grupos o comunidades virtuales de práctica y/o de aprendizaje, o una combinación de recursos, plataformas de código abierto o plataformas diseñadas a medida; lo importante es diseñar para satisfacer las necesidades de los clientes y garantizar el crecimiento de la organización.

Haz de la formación tu mejor herramienta de crecimiento.