Uno de los gastos más importantes de las empresas es el referente al pago de sueldos y salarios, los cuales tienen que cumplir con una serie de requisitos que cada año fiscal se incrementa y que los contribuyentes luchan constantemente para reunirlos todos.

En este año 2022 se implementaron nuevos requisitos para los Comprobantes Fiscales por Internet, mejor conocidos como CFDI´s, los cuales se utilizan para diversos fines entre los que destacan los requisitos para la nómina de los patrones.

Estos nuevos requisitos involucran datos que tal vez pueden parecer muy simples de obtener, sin embargo pueden provocar un problema en el momento en que se incorporan en el CFDI para elabora el recibo de nómina electrónico, ya que a partir de este año 2022, los datos asentados en el archivo electrónico se validan con los datos que tiene registrados el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que, en caso de que no coincidan (como el caso del RFC), la dependencia rechazará el timbrado que está obligado a hacer.

Esto puede resultar extraño para el patrón, ya que durante varios años se ha timbrado sin ningún problema.  Además, son dos campos los que pueden provocar que el timbre sea rechazado: nombre del trabajador y código postal en el que se tiene registrado el domicilio fiscal de este.

Si bien es cierto que, con sólo preguntar al trabajador, estos datos podrían ser recabados, la problemática es que en muchos casos estos datos no coincidirían con la información registrada en las bases de datos del SAT.

La razón de esta incertidumbre podría ser el hecho de que en muchas ocasiones los datos que se asentaban en el recibo de nómina eran los recabados de una solicitud de empleo y no directamente de los datos de una Cédula de Identificación Fiscal que el SAT genera. Respecto al domicilio fiscal del trabajador, en muchos casos ese dato no se registraba en el archivo electrónico; aunque esta información no se refiere al domicilio de la casa habitación del trabajador, sino a su domicilio fiscal registrado en algún momento por él o por algún patrón que haya tenido en empleos anteriores.

Desde luego que todos estos datos se pueden obtener fielmente de una Constancia de Situación Fiscal.

La generación de este documento provocó que hubiera enormes filas en las oficinas del SAT por parte de los trabajadores para obtenerlas, con la firme amenza de que, de no obtenerla, su pago salarial sería retenido, siendo causal de recisión de contrato y que, por supuesto, provocaría pagos innecesarios de indemnizaciones.

Sin embargo, si el recibo de nómina no contiene todos los datos correctos, se tendría un problema de deducibilidad para los patrones y eso podría provocar un mayor pago de Impuesto sobre la Renta.

Es tan fundamental este requisito que se ha postergado el cumplimento de esta obligación hasta el 1 de Enero de 2023, cuando nuevamente veremos largas filas en el mes de diciembre para obtener este dato.

Sin embargo el SAT ofrece algunas soluciones sin necesidad de que los trabajadores acudan, ya que un problema actual es la asignación de citas para diversos trámites que requieren los contribuyentes.

Si el patrón tiene mas de 1,000 trabajadores, el mismo SAT acudirá al domicilio fiscal de contribuyente (patrón) para entregar las constancias de todos los trabajadores previa solicitud del representante legal a la dirección cifmasivo@sat.gob.mx, en donde se le dará el procedimiento para que la autoridad acuda, sin embargo, si el patrón tiene entre 400 y 1,000 trabajadores, se acordará el horario en las oficinas del SAT para que cada uno de los trabajadores reciba su constancia.

Desgraciadamente el tipo de patrones con esta cantidad de trabajadores son la minoría en nuestro país, ya que representan aproximadamente el 5% de todos los contribuyentes.

El 95% restante tiene menos de 400 trabajadores y la intervención del representante legal sería inútil para ayudar a la obtención de este documento tan vital.

Otra opción que ofrece el SAT es para los trabajadores que tienen ingresos superiores a 400,000.00 o que tienen otro ingreso adicional y que por tanto deben tener su contraseña o e-firma para ingresar a los servicios del SAT, ya sea en su portal, www.sat.gob.mx, o en su app, SAT MOVIL.

Sin embargo, en México el 80% de la población económicamente activa percibe hasta 5 veces el salario mínimo general, es decir menos de 400,000.00 y por tanto no tienen obligación de presentar su declaración anual, y por tanto no tienen ni contraseña ni e-firma.

Una opción más que ofrece el SAT es la página del SAT-ID, que en este caso pueden utilizar los demás trabajadores y que sólo requiere de tres pasos:

En el primer paso se solicita

• El RFC con su homoclave, el cual ya está verificado por el SAT en los recibos de nómina electrónica anteriores a 2022
• Un correo electrónico personal (que puede ser uno institucional)
• Un número de teléfono celular

El segundo paso

• Escanear o digitalizar su identificación oficial que puede ser su credencia vigente de elector, pasaporte, etc., y subir la imagen al sistema

El tercer paso

• Grabar un video con una frase propuesta por el sistema del SAT-ID
• Firmar con el Mouse de la computadora

Una vez que esos pasos se cubrieron, entonces el SAT le expide y le envía su constancia de situación fiscal a cada uno de los trabajadores.

En esta última opción nos ofrece la posibilidad de poner en un lugar dentro de la empresa una estación de registro, para que cada trabajador pueda acceder al SAT-ID y así generar este documento tan vital. Claro está que incluso esta opción se podría volver lenta y caótica conforme avance el tiempo y la saturación será la constante, es por eso que no hay que dejar esta situación hasta el último momento.

El sol no se ha puesto por última vez…