El arte de delegar

Es común, e incluso emocionante, el estar ocupado y realizar muchas actividades en tu empresa, ¡pero todo tiene un límite!

Cuando comienzas una empresa es frecuente ser el famoso “hombre o mujer orquesta” y es natural porque en cierto modo la empresa eres tú. Sin embargo, con el paso del tiempo, esto no es sostenible y es necesario comenzar a atraer nuevo talento a tu organización; y sí, no estoy hablando solo de sumar gente a tu nómina, estoy hablando de atraer a aquellas personas que en realidad podrán ayudarte a desarrollar mejor tu negocio y a quienes podrás delegar más actividades.

Si bien es cierto que la empresa es como un niño chiquito a quien tienes que cuidar, acompañar y detener para que no se caiga, también es cierto que conforme crece el niño hay más personas que comienzan a hacerse cargo de él (ya sea en una estancia infantil o en un kínder). Del mismo modo en tu empresa deberás comenzar a crear un equipo confiable que pueda hacerse responsable de aquellas actividades necesarias e importantes a realizar.

Es normal que la operación de una empresa nos mantenga ocupados y nos cueste trabajo dedicar tiempo a la estrategia, sin embargo, es justo esto lo que nos limita el crecimiento y lo que evita que podamos atraer al mejor talento a nuestra organización. Es por esto que, como verdadero dueño de negocio, debes realizar algunas acciones previas para contratar al equipo ideal que formará parte de tu empresa y a quien podrás delegar actividades cada vez más importantes de tu organización.

La RAE define “delegar” como: “dar la jurisdicción a otra persona para que haga sus veces o para conferirle su representación”. Y es justo en la definición en donde podemos notar la importancia de saber elegir a quién queremos que nos represente. Presta atención a las siguientes recomendaciones, que podrán brindarte claridad para tomar una decisión.

Define qué proceso quieres que realice

Antes de contratar a cualquier persona, es fundamental que sepamos para qué la queremos. Una de las mejores maneras es definir el proceso que quieres que realice. Y sí, estoy hablando de todo un proceso y no sólo de una actividad. Cuando vas al súper y hay mucha fila en la caja ¿Qué sucede?, ¿le ponen uno o dos ayudantes al cajero? ¡Por supuesto que no!, abren una nueva caja para poder atender a más personas. Del mismo modo tú deberás identificar eso que te está tomando tiempo y en donde necesitas que alguien más se haga responsable.

Define sus responsabilidades y cómo medirlas

No basta con establecer un título para el puesto, es importante saber cuáles serán las responsabilidades que este conlleva, además de tener claridad sobre el cómo evaluarás el desempeño de la persona. Una vez que definiste el proceso piensa en la razón de ser del mismo y el nivel de logro que quieres en dicho proceso. Basado en eso, define las responsabilidades, las métricas y los indicadores que estarán definidos para el puesto.

Cuenta con las herramientas necesarias

Es muy fácil pensar que necesitamos más personas dentro de nuestra organización, pero no siempre pensamos en las herramientas que necesitarán para desempeñar su trabajo de una excelente manera. Una vez que estableciste el proceso que quieres que tu colaborador realice, deberás revisarlo a detalle en cada punto para identificar aquellas herramientas que necesitará para realizarlas; ¿Será un teléfono?, ¿Una computadora?, ¿Una oficina?, ¿Un vehículo?, ¿Qué materiales y equipo de trabajo requiere? Porque, podrás contratar al mejor capitán para navegar, pero si le das un barco de papel ten por seguro que se hundirá.

Establece políticas

Cualquier persona que entre a tu organización tendrá que tomar decisiones, para lo cual establecer políticas es clave. A decir de la RAE, las políticas “son aquellas orientaciones o directrices que regirán la actuación de una persona en un asunto determinado». En este caso, ¿Qué directrices le darás acorde al puesto que tiene?, éstas pueden estar relacionadas a las garantías, precios, descuentos, tiempos de entrega, etc. Piensa en aquellas situaciones que tu colaborador podrá enfrentar en su día a día y en el cómo te gustaría que las resolviera (o la forma en que tu las resolverías) para lograr los mejores resultados.

Define el perfil de la persona

Recuerda que estás delegando actividades clave de tu empresa y que aquellas personas que te representarán deberán tener no solo los conocimientos, sino las habilidades y capacidades necesarias para desempeñar las actividades. Si tienes un equipo de fútbol y necesitas un portero, ¿quieres que sepa posar y hacer buenos comerciales, o prefieres que sepa aventarse por el balón y que haga buenos despejes? Así tú deberás buscar el perfil idóneo de la persona que desempeñará la actividad.

Define un proceso de entrenamiento y de crecimiento

Cuando un director técnico (del deporte que quieras) elige a un nuevo jugador, no sólo lo mete a la cancha el día del juego, éste debe llevar un proceso de entrenamiento previo, presentación con su equipo y de seguimiento para poder desarrollarlo y sacar lo mejor de él. Así tú, no sólo contrates personas y las mandes al ruedo, piensa en cuál es el proceso de entrenamiento adecuado previo a que realice la actividad para la cual lo contraste y cuál será su proceso de crecimiento al interior de la organización. Recuerda que una necesidad del ser humano es el crecimiento, y definir un plan para tus colaboradores será fundamental para que se queden contigo.

No tengas miedo a pagar

Dice el dicho: “si pagas cacahuates, reclutarás monos” y a menos que tengas un circo o un zoológico (que, por cierto, están en proceso de extinción) deberás estar consciente que cualquier persona merece un sueldo remunerador y que aquel talento especializado también requerirá mejores condiciones en su remuneración. No estamos hablando sólo de dinero, sino de la manera de retribuir, recompensar o premiar a tus colaboradores. No te estoy diciendo que tengas solo las famosas “prestaciones superiores a las de ley”, pero si tu empresa ya requiere un mando medio (jefe, supervisor, responsable de sucursal), o un alto mando (gerente o director) deberás estar dispuesto a pagar por el mejor talento. Recuerda, si tú en su momento ya hiciste todos los pasos anteriores, entonces no deberías tener miedo a pagar por la mejor opción para seguir con esas actividades.

Recuerda que emprender es un deporte de equipo, y como buen director técnico deberás saber elegir a aquellas piezas clave que te harán triunfar. ¡Mucho éxito!

Carlos Dotor Cacho